Blog

Hoe regel je privacy op de werkvloer?

Privacy op de werkvloer. Dat bestaat dus, om alvast met de deur in huis te vallen. Werknemers hebben recht op privacy, ook onder werktijd. Maar werkgevers hebben ook een legitiem belang om te beoordelen of de werknemer zijn of haar werk wel doet. Mag een werkgever e-mailcorrespondentie monitoren? Chats? Telefoongesprekken? Whatsappgesprekken? Nog een deur dan maar: ja dat mag, mits….. Hoe regel je die mits? Hoe regel je privacy op de werkvloer?

Privacy geldt ook op de werkvloer

Privacy is een breed begrip. Letterlijk: het begrip ‘privéleven’ moet volgens het Europese Hof voor de Rechten van de Mens (“EHRM”) breed worden opgevat. Dat betekent echter niet dat ‘privéleven‘ niet betekent dat het recht op privacy een absoluut recht is. Zo kan dat recht beperkt worden indien de werkgever een redelijk belang heeft om te verifiëren of de werknemer inderdaad tijdens werktijd bezig is met het werk. Vaak speelt het daarbij een belangrijke rol of de werknemer een redelijke verwachting van privacy mag hebben. Zo heeft het EHRM geoordeeld dat als de werkgever de werknemer niet heeft gewaarschuwd dat zijn of haar gedrag kan worden gemonitord tijdens werktijd, dan mag de werknemer verwachten dat zijn of haar correspondentie privé is.

Maar: privacy is geen absoluut recht

Met andere woorden: als werknemer heb je recht op privacy. Dat recht is echter niet absoluut en kan beperkt worden.

Privacy op de werkvloerBelangenafweging

Of dat recht beperkt mag worden is uiteindelijk een belangenafweging tussen de privacybelangen van de werknemer enerzijds en de legitieme belangen van de werkgever anderzijds. De redelijke privacyverwachting is daarbij van groot belang. De belangenafweging dient zorgvuldig plaats te vinden. Alle relevante omstandigheden van het geval moeten daarbij worden meegenomen.

Het privacyrecht staat niet op zichzelf. Voor privacy op de werkvloer is ook het arbeidsrecht relevant. Hoe de werkgever mag monitoren, en de eisen en voorwaarden die daaraan worden gesteld zijn dus van groot belang. Deze vereisten zijn neergelegd in diverse wetten, regelgeving, rechtspraak en opinies van privacywerkgroepen (Artikel 29 Werkgroep).

Waaraan moet privacy op de werkvloer voldoen?

Daaruit volgt dat het voor werknemers duidelijk moet zijn:

  1. welke specifieke regels aan hen worden gesteld;
  2. welke rechten ze hebben;
  3. op welke manier wordt gemonitord;
  4. hoe met de verkregen data wordt omgegaan; en
  5. wie daartoe toegang heeft.

Instemming met het geldende beleid

Het is aan te bevelen om dit op te nemen in een bedrijfsbeleid voor privacy op de werkvloer. De werknemer moet immers duidelijk zijn gemaakt wat het geldende beleid is. Dit beleid dient tijdig kenbaar te zijn gemaakt, bij gebreke waarvan de verwerking onrechtmatig is. Werknemers dienen met het beleid in te stemmen. Instemming moet overigens worden onderscheiden van toestemming als verwerkingsgrondslag – toestemming vereist een vrije keuze, en de heersende leer is dat daarvan geen sprake kan zijn in de relatie werkgever-werknemer. Een gerechtvaardigd belang is doorgaans een betere verwerkingsgrondslag in arbeidsrelaties. Daarbij is instemming juist in het kader van de belangenafweging voor een gerechtvaardigd belang een relevante factor.

In dat geldende beleid dient te zijn bepaald:

  1. Dat de mogelijkheid bestaat dat de werknemer wordt gemonitord;
  2. in welke gevallen er gemonitord kan worden;
  3. wat de reikwijdte van de monitoring is;
  4. welke middelen daarvoor worden ingezet;
  5. hoe lang de monitoring duurt;
  6. wat de eventuele gevolgen van de monitoring kunnen zijn;
  7. dat de gemonitorde werknemer
    1. het recht op inzage heeft
    2. het recht op toegang heeft
    3. het recht op rectificatie heeft
    4. het recht op verwijdering heeft
    5. en die rechten effectief moet kunnen uitvoeren; en
  8. dat de gemonitorde werknemer de mogelijkheid heeft om zich in een eerlijke procedure te verweren tegen eventuele aanspraken vanwege niet-naleving van het beleid.

Bij dit alles geldt dat het beleid moet voldoen aan de eisen van noodzakelijkheid en proportionaliteit. Monitoring moet altijd gericht zijn. Ook moet er altijd een concreet en gegrond vermoeden van overtreding van het bedrijfsbeleid bestaan. Bovendien moet het legitieme doel dat met de monitoring wordt gediend niet ook op een andere wijze mogelijk zijn, met minder grote inbreuk op de privacy van de werknemer. Ook de eventuele sancties die worden gekoppeld aan geconstateerde overtreding van het bedrijfsbeleid moeten proportioneel en noodzakelijk zijn. Niet altijd zal een ontslag een direct noodzakelijk gevolg zijn. Vaak is daarbij meer vereist (zoals ernstige schade, of herhaling). Regel privacy op de werkvloer dus goed.

In geschillen over privacy op de werkvloer is het aan te bevelen om met het bovenstaande rekening te houden.

 

 

Gerelateerde berichten