Blog

Welke eisen stelt de wet aan een incassobrief?

Als een klant weigert te betalen, dan zorgt dit voor extra kosten bij de leverancier. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor het sturen van herinneringen en aanmaningen. In artikel 6:96 lid 2 sub c is bepaald dat “redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte” als vermogensschade worden gezien. Deze extra kosten kunnen in bepaalde gevallen van de niet-betalende klant worden gevorderd. Er moet dan wel zijn voldaan aan een aantal vereisten.

Redelijke kosten?

Allereerst dient te worden vastgesteld wat onder “redelijke kosten” ter verkrijging van voldoening buiten rechte vallen. Wat “redelijk” is, is immers een open norm en voor meerdere interpretaties vatbaar. Omdat zo’n open norm voor veel discussie zorgt, is besloten om een vaste vergoeding betreffende de buitengerechtelijke incassokosten in het leven te roepen bestaande uit een staffel met concrete percentages en een minimumbedrag van EUR 40,- . Het is voor het innen van deze vaste vergoeding niet relevant of de schuldeiser de incasso zelf op zich neemt, of dat hiervoor een derde partij wordt ingeschakeld: Deze kosten kunnen altijd worden geïnd, mits aan de volgende vereisten is voldaan.

Vereisten incassobrief


Voorafgaand aan het innen van buitengerechtelijke incassokosten dient aan de klant een laatste betaalmogelijkheid te worden gegeven. Dit dient te gebeuren door middel van een zogenaamde incassobrief (ook wel 14-dagen brief of WIK-brief). Deze brief dient aan een aantal vereisten te voldoen.

Verzuim

Allereerst dient de schuldenaar in verzuim te zijn. In beginsel is voor verzuim van de schuldenaar een ingebrekestelling van de schuldeiser vereist. Verzuim kan echter ook intreden zonder dat het sturen van een ingebrekestelling vereist is. Dit is bijvoorbeeld het geval indien er tussen partijen een uiterste datum van betaling (een fatale termijn) is overeengekomen. Dat kan door bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden op te nemen dat verzuim automatisch optreedt – zonder dat hiertoe een ingebrekestelling is vereist – indien de factuur niet binnen de afgesproken termijn wordt betaald.

Kosten gespecificeerd

Naast het feit dat de schuldenaar in verzuim dient te verkeren, moeten de buitengerechtelijke incassokosten in de incassobrief zijn gespecificeerd. De exacte buitengerechtelijke incassokosten moeten in de brief zijn genoemd: Een enkele verwijzing naar de wettelijke regeling is niet voldoende.

De 14-dagen termijn

Ten slotte dient een minimale termijn voor betaling aan de schuldenaar te worden gegeven. In artikel 6:96 lid 6 wordt een minimale termijn gesteld die aan de schuldenaar dient te worden gegeven voor de laatste mogelijkheid tot betaling, namelijk “binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning”.
Uit deze bepaling wordt niet duidelijk wat als het moment van “aanmaning” wordt gezien. Is dat het moment van het versturen van de brief? Of het moment dat de brief door de klant is ontvangen? Met andere woorden, Wat is het startpunt van deze termijn?

De Hoge Raad heeft geoordeeld dat de termijn aanvangt bij ontvangst van de brief. De 14-dagen termijn vangt aan op de dag nadat de klant de aanmaning heeft ontvangen.

Voorbeelden van teksten die hieraan voldoen zijn:

  • “binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd”; en
  • “binnen 15 dagen na de dag van ontvangst van deze brief”.

Is aan al deze vereisten voldaan, en blijft betaling na verloop van de termijn uit, dan is de schuldenaar de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

Verschil consument en bedrijf

Bovenstaande regeling geldt wanneer de schuldenaar een consument is. Is uw schuldenaar een bedrijf dan geldt deze regeling in beginsel niet, en kan van deze regeling contractueel worden afgeweken.
In algemene voorwaarden kan bijvoorbeeld van het wettelijke tarief worden afgeweken, of kan zijn bepaald dat de buitengerechtelijke incassokosten reeds zijn verschuldigd als de factuur niet tijdig is betaald. De 14-dagen termijn hoeft dan niet te worden aangehouden.

Is niet contractueel van de regeling afgeweken, dan geldt de wettelijke staffel met concrete percentages ook ten aanzien van een schuldenaar die handelt in de uitoefening van zijn bedrijf. In dat geval is het aan te raden om aan te haken bij de 14-dagen termijn van consumenten.

Conclusie

Zijn er problemen met klanten die niet betalen, wees u dan bewust van de mogelijkheid om de buitengerechtelijke incassokosten te vorderen.

Is uw klant een consument? Houdt u dan altijd aan de aan de incassobrief gestelde vereisten. Doet u dit niet, dan zullen de buitengerechtelijke incassokosten in een eventuele gerechtelijke procedure niet kunnen worden toegewezen.

Is uw klant een bedrijf, en zijn geen afwijkende contractuele afspraken gemaakt? Ook dan zult u zich aan de bovengenoemde vereisten moeten houden.

Gerelateerde berichten

Leave a comment