Blog

In hoeverre is monitoring op de werkvloer toegestaan?

Veel werkgevers wensen hun werknemers te monitoren. Het monitoren betreft dan bijvoorbeeld het inzien van e-mails, het inzien van bepaalde (werkgerelateerde) gegevens en het monitoren van internetgebruik. Het monitoren van werknemers kan voor verschillende doeleinden plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan het continueren van klantcontact of het uitvoering geven aan opdrachten van klanten bij afwezigheid van die werknemer.

De werkgever moet daarbij echter wel rekening houden met de privacyrechten van de werknemer. Iedereen heeft namelijk het recht op privacy. Ook werknemers. En ook op de werkvloer. Mijn kantoorgenoot Wouter Dammers schreef daarover eerder dit jaar al een blog.

Deze blog zal iets specifieker zien op de voorwaarden voor monitoring op de werkvloer.

Verwerking van persoonsgegevens

Het monitoren van werknemers is een verwerking van persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor zo een verwerking is een wettelijke grondslag nodig. De AVG kent verschillende grondslagen op basis waarvan de verwerking van persoonsgegevens is toegestaan:

Toestemming

Persoonsgegevens mogen allereerst worden verwerkt indien de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven. Toestemming onder de AVG houdt in “iedere vrij, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt”. Dat betekent in de praktijk dat toestemming aan de volgende vereisten dient te voldoen:

  • Toestemming dient vrijwillig te zijn gegeven. Weigering van toestemming moet dus mogelijk zijn zonder dat dit negatieve gevolgen heeft voor de betrokkene.
  • Toestemming moet specifiek zijn. Dat wil zeggen dat duidelijk is waarop de toestemming ziet en wat de gevolgen zijn van de gegeven toestemming.
  • De betrokkene moet goed zijn geïnformeerd. Dat betekent dat duidelijk moet worden uitgelegd wat er met de persoonsgegevens gebeurt.
  • Toestemming moet ondubbelzinnig zijn. Er mag dus geen twijfel bestaan over of er wel of geen toestemming is gegeven.
  • Toestemming moet zijn in te trekken door de betrokkene. Dit moet op ieder moment kunnen, en bovendien op een even eenvoudige wijze als de wijze waarop toestemming is gegeven.

De grondslag toestemming wordt in arbeidsverhoudingen niet als een geschikte grondslag voor gegevensverwerking gezien. De vraag is namelijk in hoeverre de werknemer vrijwillig toestemming kan geven als er een gezagsverhouding bestaat. De werknemer zal zich vanwege die gezagsverhouding meestal niet vrij genoeg voelen de toestemming te weigeren.

Andere grondslagen: een eigen gerechtvaardigd belang

Naast toestemming is er nog een aantal andere grondslagen op basis waarvan persoonsgegevens mogen verwerkt, namelijk:

  • Voor de uitvoering van de overeenkomst.
  • Op basis van een wettelijke verplichting.
  • Ter bescherming van vitale belangen.
  • Ten behoeve van een taak van algemeen belang.
  • Op grond van een eigen gerechtvaardigd belang.

De laatste grondslag – een eigen gerechtvaardigd belang – is het meest geschikt voor de verwerking van persoonsgegevens op de werkvloer. Deze grondslag vereist wel een belangenafweging tussen het belang van de verwerkingsverantwoordelijke en de (grond-)rechten van de betrokkene, waaronder (met name) het recht op privacy. Bij zo een belangenafweging zijn alle omstandigheden van het geval relevant.

Belangenafweging

Hoe zo een belangenafweging er in de praktijk uitziet, is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Dit is vrij vaag en dus lastig. Gelukkig zijn er bepaalde organisaties die handvatten geven voor de belangenafweging in een specifiek geval. Zo een organisatie is bijvoorbeeld de Artikel 29-werkgroep (WP29). In de WP29 zijn de Europese toezichthouders op het gebied van privacy verenigd.

In een opinie van de WP29 uit 2002 met betrekking tot de Europese privacyrichtlijn (die inmiddels is vervangen door de AVG) heeft de WP29 een kader uiteengezet voor het monitoren van werknemers:

  • Allereerst dient sprake te zijn van transparantie. De werkgever moet duidelijk en open zijn over de monitoring. Dit houdt onder meer in dat er een beleid moet zijn met betrekking tot de controle op e-mail en internet. In dit beleid dient onder meer te zijn aangegeven in hoeverre het gebruik voor privédoeleinden is toegestaan en de redenen weergeven waarom en voor welke doeleinden de monitoring plaatsvindt. Ook de wijze van monitoring moet in het beleid zijn uitgewerkt;
  • Daarnaast moet de monitoring noodzakelijk zijn voor het bereiken van de beoogde doeleinden. In dat kader moet de werkgever onderzoeken of zij niet dezelfde doelstellingen kan bereiken met minder ingrijpende middelen;
  • Tot slot dient monitoring proportioneel te zijn. Daarbij is met name van belang of de monitoring in verhouding staat tot de beoogde doeleinden.

Indien de werkgever haar medewerkers wenst te monitoren, zal zij dus in elk geval moeten voldoen aan deze voorwaarden.

rechtspraak

Verdere uitwerking van de voorwaarden

In een rechtszaak uit 2017 heeft het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) deze voorwaarden nog wat verder uitgewerkt in de zaak tussen Bărbulescu en Roemenië, waarin de vraag centraal stond onder welke voorwaarden het monitoren op de werkvloer is toegestaan. Het EHRM noemt enkele gezichtspunten die van belang kunnen zijn bij de vraag of de werkgever voldoende rekening heeft gehouden met de belangen van haar werknemers. En dus of er een voldoende evenwicht bestaat tussen de belangen van zowel werknemer als werkgever. Het betreft onder meer de volgende gezichtspunten:

  • De werknemers moeten op een duidelijke wijze en vooraf worden geïnformeerd over de aard, reikwijdte, omvang en wijze van monitoring door de werkgever;
  • Ook is relevant of alleen naar de stroom van communicatie wordt gekeken (dus hoeveel berichten komen er binnen en hoeveel worden er verstuurd), of ook naar de inhoud van de berichten.
  • Verder is relevant in welke gevallen tot monitoring wordt overgegaan, voor welke duur en wie toegang heeft tot de resultaten van de monitoring.
  • De werkgever moet ook gerechtvaardigde redenen hebben om tot monitoring over te gaan.
  • De werkgever moet nagaan of er mogelijk minder ingrijpende middelen dan monitoring mogelijk zijn om hetzelfde doel te bereiken. En zo niet, of de controle dan op een zo min mogelijk ingrijpende wijze kan plaatsvinden door bijvoorbeeld niet de inhoud maar alleen de stroom van berichten te monitoren.
  • De werkgever moet de doeleinden en de mogelijke gevolgen van de monitoring aan de werknemer kenbaar maken, en moet er voor zorgdragen dat zij de resultaten van de monitoring alleen voor die doeleinden gebruikt.
  • In het “monitoringbeleid” dienen voldoende waarborgen voor de werknemer zijn opgenomen.  Dergelijke waarborgen moeten er met name voor zorgen dat de werkgever geen toegang heeft tot de daadwerkelijke inhoud van de betreffende communicatie. Tenzij dit nodig is voor de beoogde doelen en de werknemer daarvan van tevoren van op de hoogte is gesteld.

In al deze gezichtspunten komen de door de WP29 opgestelde beginselen voor monitoring terug, namelijk het vereiste van transparantie, noodzakelijkheid en proportionaliteit.

Tot slot

Het monitoren van werknemers is dus – onder voorwaarden – toegestaan. Kort gezegd, is voor de werkgever met name van belang dat zij haar medewerkers duidelijk over het monitoren informeert, bijvoorbeeld in het personeelsreglement. Ook dient de werkgever te onderzoeken of er niet mogelijk een minder ingrijpend middel is dan monitoring om hetzelfde doel te bereiken. Tot slot dient het monitoren in verhouding te staan tot het beoogde doel en mogen de resultaten van het monitoren niet worden gebruikt voor andere doeleinden.

Zorg er als werkgever dus goed voor dat aan deze voorwaarden is voldaan! Indien je als werkgever werknemers monitort, check dan in elk geval even het personeelsreglement. En ga na of dit reglement moet worden aangepast.

Gerelateerde berichten