Blog

De “Veertiendagenbrief” voor incasso kan ook per e-mail

Wanneer een klant niet of niet op tijd betaald kan je jouw vordering ter incasso uit handen geven. De kosten die je daarvoor maakt kan je op de wanbetaler verhalen. Wel moet je dan voldoen aan een paar vereisten. Die vereisten zijn neergelegd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Eén van de vereisten is dat de wanbetaler nog eens veertien dagen de tijd moet worden gegund om alsnog te betalen. Dit heet de zogenaamde ‘veertiendagenbrief’. Doel van deze regelgeving is om consumenten en kleine bedrijven te beschermen tegen onredelijke incassokosten. Ook geven de regels duidelijkheid over de verschuldigdheid en de hoogte van incassokosten. Deze wetgeving heeft de laatste jaren tot veel rechtspraak geleid. Recent oordeelde het Gerechthof Den Bosch over de vraag of het ‘veertiendagenbriefje’ ook per e-mail kan worden gestuurd. Voordat ik die zaak toelicht, eerst wat achtergrond:

Wanneer geldt de WIK?

 

De WIK geldt met name in consumentenincasso’s. De WIK is dan namelijk dwingend recht. Afwijken in het nadeel van de consument kan niet. Een voordeligere regeling is wel toegestaan. Als de consument niet of niet tijdig betaald dan gelden er twee vereisten. Allereerst moet de consument in verzuim zijn geraakt. Een ingebrekestelling waarbij een redelijke termijn voor betaling wordt gesteld is in dat geval vaak de hoofdregel. Na het verzuim moet de consument nog eens veertien dagen de tijd worden gegund om alsnog te betalen. Dit is de ‘veertiendagenbrief’. Die veertiendagenbrief moet schriftelijk gebeuren. In de brief moet zijn aangegeven wat de gevolgen van niet-betaling zijn, en welk bedrag dan aan incassokosten verschuldigd zal zijn. De consument moet dus eerst gewaarschuwd worden voordat die incassokosten daadwerkelijk verhaald kunnen worden.

Voor zakelijke incasso’s kan de WIK ook gelden. De WIK is dan aanvullend recht. Dat betekent dat zakelijke partijen onderling afwijkende afspraken kunnen maken. Gebeurt dat niet, dan geldt de WIK dus wel. Verschil is wel dat in zakelijke incasso’s geen aanmaning hoeft te worden gestuurd voordat de incassokosten verschuldigd zijn. Daardoor zal de zakelijke wanbetaler na verstrijken van de betalingstermijn dus direct minimaal 40,- euro aan incassokosten verschuldigd zijn.

veertiendagenbriefDe termijn van veertien dagen

Waar het vaak mis gaat is de vereiste veertiendagentermijn. Deze termijn start namelijk op de ‘dag na de aanmaning’. Wat daaronder moet worden verstaan is ondertussen verduidelijkt in de rechtspraak. De veertiendagentermijn vangt aan op de dag nadat de schuldenaar de aanmaning ontvangt. Een sommatie om “binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief” is dus onvoldoende. Incassokosten zijn dan niet verschuldigd in consumentenzaken – totdat het gebrek wordt hersteld door een nieuwe, juiste, veertiendagenbrief te sturen. Lees ook onze eerdere blog: “Welke eisen stelt de wet aan een incassobrief?

 

Veertiendagenbrief per post én e-mail?

In de zaak die bij het Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch voorkwam ging het om de betaling en incasso van cursusgeld. De schuldeiser vorderde dat de wanbetaler ook in betaling van de buitengerechtelijke incassokosten werd veoordeeld. De rechtbank wees dat af. In Hoger beroep stelde de schuldeiser dat zij wel degelijk minimaal één juiste aanmaning heeft gestuurd die voldeed aan de vereisten van de WIK.

Het Hof oordeelt dat de veertiendagentermijn aanvangt op de dag nadat de brief de wanbetaler heeft bereikt (HR 25 november 2016 (ECLI:NL:HR:2016:2704)). In dit geval was dit 28 april 2016, want op 27 april 2016 (Koningsdag) werd geen post bezorgd, en de brief was niet als spoedbrief besteld. Daarom gaan de veertien dagen in de dag nadat de brief redelijkerwijs is ontvangen – dus de dag na 28 april 2016 – dus 29 april 2016. Dat betekent dat de wanbetaler de tijd had om tot en met 12 mei 2016 te betalen. In de brief werd echter gesteld dat “binnen 15 dagen na dagtekening” betaald moest worden. De dagtekening was 26 april 2016. Daardoor kreeg de wanbetaler de tijd om tot en met 11 mei 2016 te betalen. Een dag te weinig dus. De brief voldeed daarom niet aan de veertiendagentermijn.

De brief werd echter ook per e-mail verstuurd. De e-mail is op 26 april 2016 verstuurd en bezorgd. Niet is gebleken dat de e-mail naar een onjuist e-mailadres zou zijn gestuurd, of dat de brief van 26 april daarbij niet zou zijn bijgevoegd. De vraag die voor het Hof ligt is of de incassobrief ook in de vorm van een e-mailbericht kan worden gegoten. Ja, zegt het Hof. Immers, volgens de Hoge Raad (HR 13 juni 2014 (ECLI:NL:HR:2014:1405)) heeft de wetgever er uitdrukkelijk voor heeft gekozen de schuldeiser vrij te laten in de manier waarop het incassotraject wordt ingekleed. Dit stelsel brengt met zich mee dat als de schuldeiser incassohandelingen heeft verricht waartoe hij in redelijkheid kon overgaan, de genormeerde vergoeding door de schuldenaar verschuldigd is. Dit is ongeacht de aard van de verrichte incassohandelingen. Uit het woord ‘aard’ leidt het Hof af dat de veertiendagenbrief ook in digitale vorm kan worden verzonden.

Het helpt de schuldeiser in dit geval echter niet. Ze heeft nagelaten te stellen op welk moment de e-mail van 26 april 2016 zou zijn ontvangen. De wet stelt echter wel als vereiste dat de termijn gaat lopen de dag nadat de brief is ontvangen. Het Hof stelt echter dat e-mails in de regel dezelfde dag worden aangeboden bij de mailbox zoals die op de mailserver van de geadresseerde. Het Hof meent daarom dat dit ook te gelden heeft als moment van ontvangst (‘bereiken’) van het bericht (art. 3:37 lid 3 BW). Het is niet relevant of de geadresseerde het bericht daadwerkelijk ziet of leest. Net als in het geval van een gewone brievenbus. Wel relevant lijkt het Hof ‘technische storingen op het web’ te vinden. De schuldeiser zou gebruik kunnen maken van een ‘verklikker’ die aan het e-mailbericht wordt gehecht om vast te stellen wanneer de mail is ontvangen. In deze zaak is dat echter niet gedaan, althans heeft de schuldeiser niet gesteld wanneer de e-mail zou zijn ontvangen. De wanbetaler heeft daarop ook niet kunnen reageren, en daarom wordt dit buiten de strijd der partijen gehouden. De incassokosten zijn niet verschuldigd.

Tips voor de praktijk

Om incassokosten vergoed te krijgen moet de wanbetalende consument in verzuim zijn en vervolgens veertien dagen de tijd zijn gegund, gerekend vanaf de dag na (bereiken van de) aanmaning. “Binnen 15 dagen na dagtekening” kan in dat geval tot problemen leiden en is af te raden. “Binnen veertien dagen na de dag van de aanmaning” is beter. De incassobrief kan per post worden gestuurd, maar het is aan te raden om de brief ook per e-mail te versturen. Zorg er dan wel voor dat vastgesteld kan worden op welk moment de e-mail de geadresseerde heeft bereikt, of stel in de procedure minimaal dat dit aannemelijk is.

Gerelateerde berichten