Blog

Vijf tips om continuïteit van IT-projecten te waarborgen

In het kader van de IT-dienstverlening kunnen zich diverse risico’s voordoen. Als afnemer wil je de kans op de verwezenlijking van deze risico’s zoveel mogelijk verkleinen. Wanneer de risico’s zich toch voordoen dan wil je de gevolgen daarvan beperken. In deze blogserie geef ik steeds vijf tips om de risico’s te adresseren.

Eerder gaf ik al tips ter voorkoming van een mislukt IT-project en tips ter voorkoming van gebrekkige IT-dienstverlening. In deze derde blog besteed ik aandacht aan een ander veel voorkomend risico in IT-projecten: continuïteit.

Zo kan het voorkomen dat de continuïteit van het gebruik en de ondersteuning van de software of systemen in gevaar komt. De continuïteit kan in gevaar komen wanneer de leverancier de overeenkomst eenzijdig beëindigt, de gebruikte versie van de software niet meer adequaat wordt ondersteunt, wetswijzigingen niet worden geïmplementeerd, of wanneer de leverancier in financiële problemen komt (faillissement, surseance van betaling, liquidatie, staking van de bedrijfsvoering). Deze risico’s en de gevolgen daarvan kunnen worden beperkt door inachtneming van de volgende vijf tips.

Tip 1. Duur en opzegging

De overeenkomst kan worden aangegaan voor een langdurige initiële termijn. Na het verstrijken daarvan kan voor de afnemer het recht op verlenging worden afgesproken. Daarbij wil je de beëindigingsmogelijkheden voor de leverancier beperken. Beëindiging door de leverancier kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan beperkte situaties, zoals wanneer er een substantiële betalingsachterstand bestaat van niet-betwiste facturen. Ook kan beëindiging alleen worden toegestaan met inachtneming van een voldoende lange opzegtermijn, zodat er genoeg mogelijkheid is om de boel over te dragen aan een derde. Een escrow regeling voor afgifte van de broncode kan ook aan te raden zijn

Tip 2. Ondersteuning bij nieuwe versies

Software wordt geregeld geüpdatet en geüpgraded. Als afnemer wil je niet verplicht worden om direct over te stappen naar nieuwe versies, aangezien dat gevolgen kan hebben voor de bedrijfsvoering (denk aan: compatibiliteit met software van derden, afhankelijkheid van bedrijfsprocessen en dergelijke). Het is daarom aan te raden af te spreken dat de leverancier is gehouden om oude versies na beschikbaarstelling nog geruime tijd te blijven ondersteunen (twee jaar bijvoorbeeld). Ook wil je dan afspreken dat de leverancier bugs zal (blijven) oplossen en zal blijven voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving (en daarop zo nodig wordt aangepast). Wat betreft ontwikkelde maatwerkprogrammatuur wil je afspreken dat dit zonder aanvullende kosten blijft werken onder nieuwe versies van de standaardsoftware.

Tip 3. Beëindiging

Mocht de software onverhoopt toch niet meer (adequaat) worden onderhouden, of wanneer een overgang naar een nieuwe versie (te) grote investeringen of kosten met zich meebrengt, dan wil je je het recht voorbehouden om de overeenkomst eenzijdig te kunnen beëindigen. Je wil dan afgifte van broncode kunnen eisen – een escrow regeling kan dan uitkomst bieden.

Tip 4. Escrow

In de escrow regeling kan worden overeengekomen dat daarvan gebruik kan worden gemaakt indien de afnemer de overeenkomst eenzijdig beëindigd, eventueel beperkt tot een aantal genoemde omstandigheden. De escrow overeenkomst kan de leverancier verplichten om de gebruikte versie van de software, inclusief broncode en bijbehorende (geüpdate) documentatie bij een onafhankelijke derde partij (escrow agent) te deponeren. In het geval van de afgesproken ‘triggering events’ kan de afnemer onder de escrow een uitgebreide licentie verkrijgen om de software te (laten) onderhouden en aan te (laten) passen.

Tip 5. Stichting continuïteit

Let op dat een escrow van broncode niet in alle gevallen voldoende zal zijn – zoals bij grotere IT-projecten waarbij bijvoorbeeld ook een afhankelijkheid van infrastructuur bestaat (IaaS). In dat geval kan een stichting continuïteit uitkomst bieden.

Lees hier de volledige blogserie terug:

Vijf tips om een mislukt IT-project te voorkomen

Vijf tips om gebrekkige IT-dienstverlening te voorkomen

Vijf tips om continuïteit van IT-projecten te waarborgen (link volgt)

Vijf tips voor het beheersen van datalekken (link volgt)

Vijf tips voor een exit in IT-projecten (link volgt)

Gerelateerde berichten