Gratis eerste inschatting           Specialist internet en recht          Vaste prijzen

IT-projecten en overeenkomsten

Bij softwareontwikkeling en andere IT-projecten komt een hoop kijken: Klant, consultant, analist, projectbegeleider, helpdeskmedeweker en programmeur kunnen hele andere verwachtingen hebben bij wat nu eigenlijk ontwikkeld moet worden, en onder welke voorwaarden. Tijdens of na het project kan daardoor een hoop mis gaan.

Specifieke regels voor softwareontwikkeling bestaat echter niet. Een goede overeenkomst met duidelijke afspraken is daarom van extreem belang. De partij die de opdracht aanneemt moet zich in ieder geval als een “goed opdrachtnemer” gedragen. Maar niet altijd is even duidelijk of daaraan is voldaan.

En dat kan dus voor een hoop problemen zorgen. Hoe gaan partijen bijvoorbeeld om met bugs, fouten en problemen? Is de software conform de overeenkomst opgeleverd en geaccepteerd? En is er een onderhoudsovereenkomst (Service Level Agreement, SLA) afgesproken? Van wie is de software nu eigenlijk? En moet je wel betalen voor al die extra werkzaamheden / mag je meerwerk in rekening brengen?

De meest voorkomende problemen in IT-projecten hebben te maken met (i) te veel fouten; (ii) te lange doorlooptijden en (iii) te veel geld. Zomaar de stekker uit een project trekken is vaak niet de oplossing.

De wet geeft gelukkig genoeg mogelijke oplossingen: beëindiging, ontbinding, schadevergoeding, vernietiging, terugbetaling, opschorting en ga zo maar door. Van belang is om te weten welk middel je wanneer kan (of moet) inzetten. Wat moet je doen om de stekker er uit te mogen trekken? Moet je wel tot betaling overgaan voor iets waar je niet tevreden mee bent? En hoe ga je om met die zeurende klant die steeds nieuwe functionaliteiten wil voor dezelfde (vaste) prijs?

Ben je leverancier?

Als leverancier wil je een project graag naar alle tevredenheid opleveren, en daarvoor betaald worden. Vaak zorgen andere of extra (onvoorziene) wensen van klanten er voor dat een project langer duurt dan gepland, meer resources vergt dan verwacht, of gewoon minder prettig verloopt dan gedacht. Het is de leverancier aan te raden om een goed oogje in het zeil te houden in het kader van projectmanagement. Zorg voor goede afspraken, met name ten aanzien van de beperking van jouw eigen verantwoordelijkheid, en wanneer welke betalingsverplichting geldt. Betaalt een klant niet, of niet op tijd, dan heb je voldoende stokken achter de deur.

Betaalt een klant niet op tijd? Dan ben je in principe gerechtigd tot opschorting. Opschorting betekent dat je jouw tegenover de betalingsverplichting staande werkzaamheden niet hoeft uit te voeren totdat er weer betaald is. Opschorten kan je vormvrij doen: hoe je het doet maakt dus niet uit. Wel moet je zorgen dat je goed en duidelijk verwoord wat je nog verlangd, wat je zelf niet meer doet, en dat je datgene wel weer gaat doen als aan het verlangen wordt tegemoet gekomen. Dit geldt dus niet alleen voor het uitblijven van betalingen, maar ook voor andere vormen van noodzakelijke medewerking door de klant. Mogelijk kan je ook de klant in gebreke stellen, zodat je eventuele schade vervolgens op de klant kan verhalen.

Is de klant niet tevreden met de opgeleverde of verrichte werkzaamheden? Dan is het goed om te beoordelen of je aan je verantwoordelijkheden hebt voldaan. Ook als je een ingebrekestelling hebt ontvangen van de klant is het goed om direct duidelijkheid te bieden: Check of de ingebrekestelling wel voldoet aan de wettelijke vereisten, en of de ingebrekestelling wel terecht is.

5 tips voor leveranciers

1. Maak goede afspraken. Een IT-project valt of staat daarbij. Let vooral op wat, onder wiens verantwoordelijkheid, wanneer, tegen welke prijs moet worden verricht. En hoe zit het met aansprakelijkheid, oplevering, garanties, eigendom en exit?

2. Zorg ervoor dat klanten op tijd en volledig betalen. Een beetje coulance is vaak niet verkeerd, maar schiet daarin niet door: voor je het weet heb je voor een flink bedrag werkzaamheden verricht die je niet meer betaald krijgt.

3. Wees coulant in service, maar schiet er niet in door. Een extra functionaliteit, ondanks dat het niet is afgesproken, is vaak simpel en snel uit te voeren. Maar houd de vinger aan de pols en trek op tijd de grens.

4. Als je afhankelijk bent van medewerking van de klant, bijvoorbeeld vanwege gewenste input of resources, houd je daar dan ook aan. Ga niet verder op eigen houtje. En escaleer indien nodig. Goede afspraken over escalatieprocedures werken ironisch genoeg vaak de-escalerend.

5. Trek tijdig aan de bel voor juridische bijstand bij een advocaat die deskundig is op het gebied van IT/ICT/software. Expertise scheelt in de kosten.

Ben je afnemer?

Als afnemer van software wil je graag dat de gevraagde software voldoet aan jouw verwachtingen. Je wil niet te veel betalen en je wil het op tijd hebben. Zorg daarom voor goede afspraken over wat je wil, tegen welke prijs en wanneer. De software moet immers goed aansluiten op jouw bedrijfsprocessen. Houd er rekening mee overeen te komen dat je pas verplicht bent tot betaling als aan jouw verwachtingen wordt voldaan. De leverancier zal daar zekerheden voor willen afspreken, zoals een acceptatieprocedure, maar dat kan je dan alleen maar ten goede komen als de specificaties waaraan getoetst zal worden ook naar jouw wens zijn.

Levert de leverancier niet op tijd? Dan ben je in principe gerechtigd tot opschorting. Opschorting betekent dat je jouw betalingsverplichting mag uitstellen totdat alsnog aan de daar tegenover staande verplichting wordt voldaan. Opschorten kan je vormvrij doen: hoe je het doet maakt dus niet uit. Wel moet je zorgen dat je goed en duidelijk verwoord wat je nog verlangd, wat je zelf niet meer doet, en dat je datgene wel weer gaat doen als aan het verlangen wordt tegemoet gekomen.

Bevat de software fouten of gebreken? Check dan wat daarover is afgesproken. Mogelijk kan je de leverancier in gebreke stellen, zodat je eventuele schade vervolgens op hem kan verhalen. Indien gewenst kan je de overeenkomst daarna ook vaak (gedeeltelijk) ontbinden. Deze stappen zijn echter zó belangrijk dat een goede voorbereiding daarvan cruciaal is. Overleg dit dus met een bekwame advocaat, die kennis heeft van IT- en softwareprojecten.

5 tips voor afnemers

1. Maak goede afspraken. Een IT-project valt of staat daarbij. Let vooral op wie waarvoor verantwoordelijkheid is, wanneer de software wordt opgeleverd en of dit een (fatale) deadline is of slechts een planning, en welke prijs je moet betalen. Let ook op eventuele (beperking of uitsluiting van) aansprakelijkheid, (gebrek aan) garanties en onderhoudsverplichtingen, eigendom en exit.

2. Zorg ervoor dat je pas hoeft te betalen wanneer de software naar jouw wens, op tijd en volledig is opgeleverd. Een beetje coulance is vaak niet verkeerd, maar schiet daarin niet door: voor je het weet heb je een flink bedrag betaald voor een ongewenst product.

3. Wees coulant in doorlooptijden, maar schiet er niet in door. Een extra week kan vaak geen kwaad, maar houd de vinger aan de pols en trek op tijd de grens. Steeds uitstel geven kan ervoor zorgen dat nog een keer uitstel opeens gerechtvaardigd is. Wees dus stellig.

4. Escaleer indien nodig. Goede afspraken over escalatieprocedures werken ironisch genoeg vaak de-escalerend.

5. Trek tijdig aan de bel voor juridische bijstand bij een advocaat die deskundig is op het gebied van IT/ICT/software. Expertise scheelt in de kosten.

Meer weten, of heb je hulp nodig bij een juridisch conflict met betrekking tot IT-projecten en overeenkomsten?

Neem nu contact op
Wouter Dammers
Volg mij op:

Wouter Dammers

Advocaat at LAWFOX
Wouter Dammers (1985) is internetadvocaat en oprichter van LAWFOX. Hij is gespecialiseerd in IT-recht, conflictmanagement, privacyrecht en auteursrechtelijke en octrooirechtelijke vraagstukken met betrekking tot software. Wouter procedeert op regelmatige basis op het gebied van het internetrecht, zowel voor de rechtbank, het gerechtshof als via arbitrage. Wouter heeft de Grotius-opleiding Informaticarecht voltooid.
Wouter Dammers
Volg mij op:

Werkwijze


LAWFOX is transparant, flexibel en snel. Weten hoe? Kijk verder bij klantinformatie